Cách lưu trữ email trong Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Bạn càng sử dụng hộp thư Microsoft Outlook của mình, hộp thư của bạn càng phát triển. Nếu bạn nghĩ về nó, nó khá giống với việc giấy tờ có xu hướng chất đống trên bàn làm việc của bạn. Nhưng bạn có thể làm gì khi đống rác lớn đến mức cần phải xử lý? Vâng, trong cuộc sống thực, bạn có thể dành thời gian để sắp xếp từng tài liệu và lưu trữ những giấy tờ quan trọng trong khi loại bỏ những giấy tờ ít quan trọng hơn. May mắn thay, bạn có thể tạo lại quá trình tương tự trong Outlook.

Không có ngoại lệ, mọi phiên bản của Outlook đều hỗ trợ Lưu trữ. Thậm chí, bạn có nhiều lựa chọn khi lưu trữ các mục của mình trong Outlook. Cách dễ chuyển nhất là sử dụng Tự động lưu trữ để xử lý các tin nhắn, cuộc hẹn và nhiệm vụ cũ hơn. Một cách khác để thực hiện là sử dụng tính năng lưu trữ thủ công để di chuyển thư vào một thư mục cụ thể. Nhưng cách nhanh nhất là sử dụng Lưu trữ nút nằm trong Tập tin Thực đơn.

Hãy nhớ rằng Outlook giữ một thư mục mặc định cho các mục đích lưu trữ mà không thể xóa được. Lưu trữ email sẽ giúp bạn giữ một cửa hàng sạch sẽ, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các email cũ hơn trong khi vẫn giữ cho hộp thư đến của bạn gọn gàng.

Dưới đây, bạn có một loạt hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn cách lưu trữ các mục trong Outlook theo mọi cách có thể. Hãy bắt đầu nào!

Phương pháp 1: Lưu trữ thủ công thư chỉ với một thao tác

Phương pháp này là cách nhanh nhất để di chuyển một hoặc nhiều thư vào thư mục Lưu trữ. Các tệp đã lưu trữ này sẽ vẫn có thể truy cập được qua hộp tìm kiếm hoặc bằng cách điều hướng thủ công đến Lưu trữ thư mục. Các mục đã lưu trữ cũng có thể được xem trên thiết bị di động bằng cách truy cập vào Lưu trữ thư mục. Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách lưu trữ thủ công các mục trong Outlook 2016:

1. Mở Outlook và chọn một hoặc nhiều thư trong Hộp thư đến hoặc bất kỳ thư mục nào khác.
2. Nhấn vào Lưu trữ biểu tượng bên trong Xóa bỏ nhóm. Biểu tượng lưu trữ chỉ hiển thị bên trong dải băng trong Outlook 2016.
   Ghi chú: Bạn cũng có thể đánh Phím xóa để đạt được kết quả tương tự.
3. Bạn sẽ có thể tìm thấy tin nhắn của mình bên trong kho lưu trữ thư mục.
   Ghi chú: Thư mục Lưu trữ được tạo tự động ngay cả khi bạn chưa từng sử dụng nó trước đây. Nếu bạn không thể thấy thư mục Lưu trữ, hãy truy cập Tệp> Tài khoản Office> Tùy chọn Cập nhật và nhấp vào Cập nhật bây giờ .

Phương pháp 2: Sử dụng Tính năng Tự động Lưu trữ

Outlook có một tính năng tự động có khả năng lưu trữ các mục được gọi là AutoArchive. Tính năng này có thể được lập trình để lưu trữ các mục theo định kỳ. Tất cả các phiên bản của Outlook đều có hỗ trợ lưu trữ. Sự khác biệt là, Tự động lưu trữ bị tắt theo mặc định trong Outlook 2010 trở lên.

Sau Lưu trữ tự động được kích hoạt, người dùng có thể đặt thuộc tính cho từng thư mục mà họ muốn lưu trữ. Hãy nhớ rằng khi bạn lưu trữ email, email đó sẽ được chuyển sang một tệp PST khác và sẽ không còn có sẵn trong tệp PST chính nữa. Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách bật và sử dụng Tự động lưu trữ:

Cách bật và định cấu hình tự động lưu trữ

1. Để quay Lưu trữ tự động trên, điều hướng đến Tệp> Tùy chọn . Khi bạn ở trong Outlook Cài đặt , nhấn vào Nâng cao để đưa nó về phía trước, sau đó nhấp vào Cài đặt Tự động lưu trữ .
   Ghi chú: Trong Outlook 2007 trở lên, bạn có thể tìm thấy Lưu trữ tự động cài đặt trong Công cụ> Tùy chọn> Khác .
2. Nếu mọi thứ chuyển sang màu xám, bạn cần đánh dấu vào ô bên cạnh Chạy AutoArchive để kích hoạt Lưu trữ tự động.
   
3. Bây giờ đã đến lúc định cấu hình cách Tự động lưu trữ sẽ hoạt động. Bắt đầu bằng cách chọn tần suất bạn muốn Tự động lưu trữ chạy. Mặc định là 14 ngày, nhưng nếu bạn muốn giữ sạch sẽ, hãy đặt nó ở khoảng từ 2 đến 6.
   
4. Nếu bạn muốn được thông báo trước khi Tự động lưu trữ bắt đầu, hãy chọn hộp bên cạnh Nhắc trước khi Tự động lưu trữ chạy . Bạn nên sử dụng tùy chọn này vì tính năng tự động lưu trữ có thể ảnh hưởng đến công việc của bạn.
   
5. Để tránh làm đầy kho lưu trữ của bạn với những email không cần thiết, bạn nên rời khỏi Xóa email hết hạn được đánh dấu . Nếu bạn vô hiệu hóa Lưu trữ hoặc xóa các mục cũ, chỉ những tin nhắn hết hạn sẽ bị xóa hoàn toàn.
   
6. Nếu bạn muốn thư mục lưu trữ của mình hiển thị bên trong Outlook, bạn cần bật Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục.
   
7. Bây giờ đặt cài đặt thư mục mặc định để lưu trữ.
8. Tiếp theo, bật nút chuyển bên cạnh Chuyển các mục cũ sang và bấm vào Duyệt qua để đặt đường dẫn đến nơi bạn muốn các mục của mình được lưu trữ. Đánh Đồng ý để xác nhận cài đặt của bạn.
   

Sau khi bạn bật và định cấu hình Tự động lưu trữ, nó sẽ tự động thực hiện công việc của mình trong thời gian thích hợp. Bạn có thể xác nhận rằng nó đang hoạt động bằng cách kiểm tra xem Kho lưu trữ thư mục đang được điền.

Định cấu hình thuộc tính Tự động lưu trữ cho các thư mục riêng lẻ

Sau khi hoàn tất cấu hình tính năng Tự động lưu trữ, bạn có thể thêm một lớp kiểm soát bổ sung bằng cách đặt các thuộc tính cụ thể cho từng thư mục của mình. Thực tế phổ biến đối với các thư mục như Các mục đã Xóa hoặc là Thư rác để sử dụng các thuộc tính Tự động lưu trữ khác với thư mục email chính của bạn.
Ghi chú: Nếu bạn không đặt cài đặt Tự động lưu trữ riêng lẻ cho một thư mục, thì thư mục đó sẽ tự động sử dụng cài đặt Tự động lưu trữ chung được định cấu hình ở trên.

Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách đặt các thuộc tính Tự động lưu trữ riêng lẻ vào một thư mục:

1. Nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn ưu đãi và nhấp vào Tính chất.
   
2. Nhấn vào Lưu trữ tự động để đưa nó về phía trước. Tại đây, bạn có một lựa chọn các cài đặt sẽ chỉ áp dụng cho thư mục này.
   
3. Bạn có thể tắt Tự động lưu trữ cho thư mục này bằng cách nhấp vào Không lưu trữ các mục trong thư mục này .
   
4. Để ghi đè cài đặt Tự động lưu trữ chung, hãy nhấp vào Lưu trữ thư mục này bằng các cài đặt này và thực hiện các sửa đổi của bạn bên dưới. Nhấp chuột Ứng dụng để xác nhận cài đặt của bạn.
   Ghi chú: Hãy nhớ rằng các cài đặt này sẽ không áp dụng cho bất kỳ thư mục con nào của thư mục cụ thể này. Bạn sẽ cần phải sửa đổi từng cái một.

Phương pháp 3: Lưu trữ email theo cách thủ công bằng Công cụ dọn dẹp

Nếu bạn không phải là người yêu thích tự động hóa, thì có một giải pháp cơ bản cho phép bạn lưu trữ hàng loạt với nhiều quyền kiểm soát hơn. Với phương pháp này, bạn có thể lưu trữ toàn bộ thư mục cùng với các thư mục con của nó. Nếu không muốn đợi Tự động lưu trữ bắt đầu, bạn có thể tự mình thực hiện và chọn nơi bạn muốn lưu chúng. Đây là những gì bạn cần làm:

1. Nhấn vào Tập tin tab, sau đó đi đến Thông tin và mở rộng menu thả xuống từ Công cụ dọn dẹp. Lựa chọn Lưu trữ từ menu thả xuống.
   
2. Lựa chọn Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con và nhấp vào thư mục mà bạn muốn được lưu trữ.
   
3. Nếu bạn muốn toàn bộ dữ liệu Outlook của mình được lưu trữ, hãy nhấp vào địa chỉ email của bạn ở đầu danh sách.
   
4. Sử dụng menu thả xuống bên cạnh Lưu trữ các mục cũ hơn để chọn ngày mới nhất cho các mục được lưu trữ. Tất cả các mục cũ hơn ngày bạn đặt trong menu này sẽ được lưu trữ.
   
5. Bạn có thể lưu trữ các mục trước đây đã bị loại trừ khỏi tính năng tự động lưu trữ bằng cách chọn hộp bên cạnh Bao gồm các mục với Tự động lưu trữ .
   
6. Sử dụng Duyệt qua để đặt đường dẫn đến nơi bạn muốn lưu tệp nén PST của mình. Nhấp chuột Đồng ý để bắt đầu quá trình.
   

Bạn sẽ sớm nhận thấy rằng một số email sẽ được chuyển từ các thư mục mặc định của bạn sang tệp pst đã lưu trữ.
Ghi chú: Tệp đã lưu trữ sẽ có thể truy cập được trong Outlook dưới dạng một thư mục. Nếu vì lý do nào đó, nó không đi đến Tập tin và bấm vào Mở & Xuất . Sau đó, nhấp vào Mở tệp Dữ liệu Outlook , điều hướng đến vị trí lưu trữ của bạn và nhấn đồng ý .