Cách tự động in email và tệp đính kèm

Ghi chú: Tất cả các phần bổ trợ ở trên sẽ có giá trên 20 đô la, nhưng hầu hết chúng sẽ cung cấp thời gian dùng thử.

Nếu bạn không muốn tiêu tiền, có các lựa chọn thay thế miễn phí để tự động hóa việc in các tệp đính kèm email của bạn. Nhưng hãy nhớ rằng bạn sẽ cần dành một chút thời gian để điều chỉnh ứng dụng email của mình. Trong trường hợp bạn quyết định đi theo con đường này, hãy cho phép chúng tôi làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn. Chúng tôi đã bao gồm ba phương pháp từng bước sẽ giúp bạn đạt được chức năng này với tài khoản email của mình.

Giải pháp thanh lịch nhất sẽ tự động in email và tệp đính kèm email là sử dụng một phần mềm chuyên dụng. Nhưng việc định cấu hình trình quản lý email bên ngoài để tự động hóa quá trình này cuối cùng sẽ yêu cầu bạn chi một số tiền. Theo Phương pháp 1 để cấu hình Trình quản lý email tự động 6 để in email và tệp đính kèm email của bạn. Họ cung cấp thời gian dùng thử 30 ngày, vì vậy bạn có thể dùng thử miễn phí trước khi chi bất kỳ khoản tiền nào.

Phương pháp thứ hai ( Phương pháp 2 ) ngụ ý thêm tập lệnh VBA và quy tắc vào Outlook. Mặc dù nó sẽ yêu cầu bạn khá kỹ thuật, nhưng đây là hướng dẫn hiệu quả nhất trong số hai hướng dẫn. Nếu bạn không đặc biệt thích Outlook, bạn có thể đi một con đường khác ( Phương pháp 3 ) và sử dụng Thunderbird cùng với hai phần mở rộng để tự động in email của bạn.

Khi bạn đã sẵn sàng bắt đầu, hãy làm theo một trong các phương pháp bên dưới để tự động in các tệp đính kèm email của bạn. Hãy bắt đầu nào.

Phương pháp 1: Sử dụng Trình quản lý Email Tự động 6 để in các tệp đính kèm trong email

Nếu bạn không sử dụng ứng dụng email chuyên dụng như Outlook hoặc Thunderbird, thì việc định cấu hình trình quản lý email bên ngoài là giải pháp đáng tin cậy nhất. Trình quản lý email tự động 6 sẽ cho phép bạn kết nối bất kỳ hộp email nào bao gồm POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo và danh sách này vẫn tiếp tục.

Phần mềm sẽ cho phép bạn xác định các hành động cụ thể bằng cách sử dụng một hệ thống quy tắc trực quan. Nó sẽ cho phép bạn in từ những người gửi cụ thể hoặc chỉ in các tệp đính kèm từ email. Làm theo hướng dẫn bên dưới để cài đặt và định cấu hình Trình quản lý email tự động 6 để tự động in email và tệp đính kèm email:

1. Tải xuống trình cài đặt từ Trang web chính thức . Nếu bạn muốn kiểm tra nó trước, hãy nhấp vào Tải xuống Demo.
   
2. Mở Trình quản lý email tự động và làm theo lời nhắc trên màn hình để cài đặt nó trên hệ thống của bạn.
   
3. Khởi động ứng dụng và chèn tên sẽ được sử dụng để tham chiếu tài khoản của bạn. Sau đó, chọn Gửi email với địa chỉ này và chèn email của bạn từ nơi bạn muốn in email. Cuối cùng, nhấn Kế tiếp tiến hành với.
   
4. Chọn loại email của bạn từ danh sách. Nếu nhà cung cấp dịch vụ email của bạn không có trong danh sách được xác định trước, hãy chọn nhà cung cấp thư được xác định trước và tìm kiếm cấu hình email của bạn. Đánh Kế tiếp đẻ tiếp tục.
   
5. Trong cửa sổ tiếp theo, hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra xem địa chỉ máy chủ của email của bạn có chính xác hay không. Nếu có, hãy điền email và mật khẩu của bạn vào các ô bên dưới. Sau đó, nhấp vào Kiểm tra kết nối để đảm bảo cấu hình của bạn đang hoạt động. Cuối cùng, nhấn Kế tiếp .
   
6. Đặt khoảng thời gian kiểm tra tài khoản của bạn theo nhu cầu của bạn. Bạn cũng có thể định cấu hình nó để chỉ kiểm tra trong những ngày làm việc của mình bằng cách nhấp vào Lập lịch nâng cao . Đánh Kế tiếp để thăng tiến.
   
7. Tiếp theo, nhấp vào Thêm hành động. Lựa chọn In tệp đính kèm hoặc là In nội dung email , tùy thuộc vào những gì bạn cần. Đánh Kế tiếp và chọn máy in bạn muốn sử dụng.
   
8. Sau đó, bạn sẽ có tùy chọn áp dụng một bộ lọc nhất định bằng cách chọn Không . Nếu bạn muốn thao tác được áp dụng mọi lúc, hãy chọn Đúng . Cuối cùng, nhấn Đồng ý để xác nhận hành động bạn vừa tạo.
   
   Ghi chú: Nếu bạn muốn phần mềm in cả nội dung email và tệp đính kèm, hãy tiếp tục và tạo hành động thứ hai với kịch bản khác. Ví dụ nếu hành động đầu tiên của bạn là in các tệp đính kèm, hãy tạo một hành động thứ hai để in nội dung email.

Sau khi bạn đánh đồng ý , Trình quản lý email tự động sẽ bắt đầu kiểm tra hộp thư đến của bạn và in ra bất kỳ thứ gì đáp ứng các tiêu chí bạn đã thiết lập trước đó.

Phương pháp 2: Sử dụng Outlook để in tự động tệp đính kèm email

Outlook là ứng dụng email phổ biến nhất, vì vậy nếu công việc của bạn xoay quanh tài khoản email, rất có thể bạn đã sử dụng nó. Outlook có thể cấu hình cao và sẽ cho phép bạn in các tệp đính kèm của email đến.

Để làm điều này, chúng tôi sẽ tạo một tập lệnh VBA trong Outlook và sau đó sử dụng nó với một quy tắc Outlook. Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ về toàn bộ quá trình:

Ghi chú: Các bước sau được xác nhận là hoạt động trong Outlook 2016. Mặc dù chúng tôi chưa thử nghiệm với các phiên bản cũ hơn, nhưng về mặt lý thuyết, tập lệnh bên dưới sẽ hoạt động với tất cả các phiên bản Outlook trở lại Outlook 2010.

Tạo tập lệnh VBA + quy tắc để in tệp đính kèm email tự động trong Outlook

1. Mở Outlook và truy cập Tab nhà phát triển từ thanh công cụ của bạn, sau đó nhấp vào Ngôn ngữ lập trình cái nút.
   Ghi chú: Nếu bạn không thấy tab Nhà phát triển, hãy chuyển đến Tập tin và bấm vào Các tùy chọn. Từ đó, nhấp vào Tuy Biên ruy-băng và chọn hộp bên cạnh Nhà phát triển . Đánh Đồng ý xác nhận. Bây giờ, Tab nhà phát triển sẽ hiển thị trong dải băng ở đầu màn hình.
   
2. Khi cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications đang hoạt động, hãy mở rộng Dự án 1 cây (bên trái). Sau đó, nhấp đúp vào ThisOutlookSession .
   
3. Bây giờ hãy dán mã tập lệnh sau vào cửa sổ Project1 (ở bên phải): Sub LSPrint (Item As Outlook.MailItem)
   On Error GoTo OError’Detects Thư mục tạm thời
   Dim oFS As FileSystemObject
   Dim sTempFolder As String
   Đặt oFS = New FileSystemObject
   ‘Vị trí thư mục tạm thời
   sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) ’Tạo một thư mục Temp đặc biệt
   cTmpFld = sTempFolder & “ OETMP” & Format (Bây giờ, “yyyymmddhhmmss”)
   MkDir (cTmpFld) ’Lưu & in tệp đính kèm
   Dim oAtt dưới dạng tệp đính kèm
   Đối với mỗi oAtt Trong mục.
   FileName = oAtt.FileName
   FullFile = cTmpFld & “” & FileName’Saving tệp đính kèm
   oAtt.SaveAsFile (FullFile) ’In tệp đính kèm
   Đặt objShell = CreateObject (“Shell.Application”)
   Đặt objFolder = objShell.NameSpace (0)
   Đặt objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx (“print”) Tiếp theo oAtt’Cleans up các tệp tạm thời
   Nếu không oFS Không có gì thì Đặt oFS = Không có gì
   Nếu không objFolder là không có gì thì đặt objFolder = Nothing
   Nếu không objFolderItem là không có gì thì đặt objFolderItem = Nothing
   Nếu không objShell thì không có gì thì đặt objShell = NothingOError:
   Nếu Err 0 Thì
   MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description
   Err.Clear
   Kết thúc nếu
   Thoát SubEnd Sub

   oAtt.SaveAsFile (FullFile)

   Đặt objShell = CreateObject (“Shell.Application”)
   Đặt objFolder = objShell.NameSpace (0)
   Đặt objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx (“in”)

   OAtt tiếp theo

   Nếu không oFS Không có gì thì Đặt oFS = Không có gì
   Nếu không objFolder là không có gì thì đặt objFolder = Nothing
   Nếu không objFolderItem là không có gì thì đặt objFolderItem = Nothing
   Nếu không objShell là không có gì thì đặt objShell = Nothing

   windows 10 bị kẹt ở 32

   OError:
   Nếu Err 0 Thì
   MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description
   Err.Clear
   Kết thúc nếu
   Thoát Sub

   Kết thúc Sub

   

4. Sau khi bạn dán mã vào bên trong Dự án 1 , đi đến Công cụ (ở phần trên cùng của màn hình) và nhấp vào Người giới thiệu.
   
5. Cuộn xuống và chọn hộp bên cạnh Microsoft Scripting Runtime. Nhấp chuột đồng ý để lưu tùy chọn của bạn và đóng Cửa sổ tham khảo .
   
6. Bây giờ nhấn Tiết kiệm biểu tượng ở góc trên bên trái của Ngôn ngữ lập trình cửa sổ. Bây giờ bạn có thể đóng cửa một cách an toàn Ngôn ngữ lập trình .
   
7. Tiếp theo, đi tới Tập tin và nhấp vào Quy tắc và cảnh báo .
   
8. Bấm vào Quy tắc mới, sau đó bấm vào Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận được . Nhấp chuột Kế tiếp tiến hành với.
   
9. Bây giờ bạn cần phải quyết định về điều kiện cần được đáp ứng. Nếu bạn muốn in tất cả các tệp đính kèm của mình, hãy chọn hộp bên cạnh “ trong đó có một tệp đính kèm ”. Đánh Kế tiếp tiến hành với.
   Ghi chú: Nếu bạn không muốn in tất cả các tệp đính kèm của mình, bạn có thể sử dụng một điều kiện khác tại đây. Tập lệnh cũng phải hoạt động với những người gửi cụ thể hoặc các từ cụ thể.
10. Trong cửa sổ tiếp theo, hãy chọn hộp gần chạy một tập lệnh. Sau đó, nhấp vào một kịch bản , Điểm nổi bật ThisOutlookSession va đanh Đồng ý . Tiếp theo, nhấn Hoàn thành xác nhận.
    
11. bên trong Quy tắc và Cảnh báo , hãy đảm bảo rằng hộp bên cạnh quy tắc bạn vừa tạo được chọn. Khi nó được, hãy đánh Ứng dụng.
    

Đó là nó. Các tệp đính kèm email sẽ tự động thoát ra khỏi máy in ngay sau khi bạn nhận được chúng.

Quan trọng: Hãy nhớ rằng điều này sẽ chỉ hoạt động khi Outlook được mở và tài khoản email của bạn được định cấu hình trên máy tính cụ thể này. Ngoài ra, hãy đảm bảo máy in của bạn được cấu hình đầy đủ và có tất cả các trình điều khiển cần thiết.

Phương pháp 3: Sử dụng Thunderbird để tự động in email

Mozilla Thunderbird là một ứng dụng email mã nguồn mở, miễn phí. Cộng đồng đằng sau rất tích cực, cho phép bạn tìm thấy rất nhiều tiện ích mở rộng sẽ thêm vào chức năng vốn đã tuyệt vời.

Quay trở lại với nhiệm vụ đang làm - cấu hình Thunderbird để tự động in email không khó, nhưng sẽ yêu cầu bạn đầu tư một chút thời gian. Chúng tôi sẽ sử dụng hai tiện ích mở rộng: FitaQuilla và Công cụ in ấn .

Ghi chú: Hãy nhớ rằng phương pháp này sẽ không in tệp đính kèm từ email. Nó sẽ chỉ in ra tiêu đề và nội dung của email đã nhận. Nếu nội dung email bao gồm các tệp jpeg hoặc png, chúng cũng sẽ được in ra.

Việc cấu hình Thunderbird để in email tự động khá dễ dàng. Hạn chế nhỏ duy nhất là FitaQuilla - tiện ích mở rộng không được cập nhật để tương thích với phiên bản mới nhất của Thunderbird, vì vậy bạn cần cài đặt tiện ích này theo cách thủ công.

Nếu bạn quyết định sử dụng Thunderbird để in các tệp đính kèm email của mình một cách hiệu quả, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới.

Sử dụng Thunderbird + FitaQuilla + Công cụ in để tự động in tệp đính kèm email

Tái bút: Phương pháp này có thể hoạt động hoặc có thể không hoạt động.

1. Tải xuống và cài đặt phiên bản mới nhất của Thunderbird từ Trang web chính thức .
2. Tải xuống FiltaQuilla và Tùy chọn máy in vào hệ thống của bạn.
   
3. Mở Thunderbird, nhấn vào biểu tượng menu ở góc trên bên phải và nhấp vào Tiện ích bổ sung.
   
4. Nhấn vào biểu tượng bánh răng và bấm vào Cài đặt tiện ích bổ sung từ tệp.
   
5. Điều hướng đến nơi bạn đã tải xuống tiện ích bổ sung, chọn nó và nhấp vào Mở .
   
6. Lặp lại bước 4 và 4 với phần mở rộng khác và khởi động lại Thunderbird.
7. Khi Thunderbird mở lại, hãy truy cập Tiện ích bổ sung> Tiện ích mở rộng và nhấp vào Tùy chọn nút của Công cụ in ấn .
   
8. Chọn In toàn cầu các tùy chọn và chọn hộp bên cạnh In mà không có cửa sổ hộp thoại . Đánh Đồng ý để lưu lựa chọn của bạn.
   
9. Nhấp lại vào nút menu và đi tới Bộ lọc tin nhắn> Bộ lọc tin nhắn.
   
10. Nhấn vào Mới để tạo một bộ lọc mới. Bắt đầu bằng cách chèn tên cho bộ lọc của bạn. Sau đó, chọn hộp bên cạnh Nhận thư mới và lọc nó sau khi phân loại rác . Sau đó, đặt điều kiện thành Trạng thái tệp đính kèm> Là> Có tệp đính kèm . Cuối cùng, đặt hành động cuối cùng thành In , sau đó đánh Đồng ý để tiết kiệm.
    
11. Bây giờ trở lại Bộ lọc tin nhắn và đảm bảo rằng bộ lọc đã được bật.
    

Đó là nó. Ứng dụng email Thunderbird của bạn hiện đã được định cấu hình để tự động in email Đảm bảo rằng nó đã được bật và email của bạn được định cấu hình đúng cách trong Thunderbird.