Chữ ký nếu thường được thêm vào cuối Email chỉ để làm cho Email trông chuyên nghiệp hơn. Sau khi bạn thêm chữ ký vào Email của mình, chữ ký đó sẽ tự động được gửi đến bất kỳ ai mà bạn đã gửi email. Điều này có thể chỉ bao gồm tên của bạn hoặc có thể được ghép nối với số điện thoại của bạn. Nếu bạn là một doanh nghiệp phải thường xuyên gửi email cho khách hàng và doanh nghiệp, bạn cũng có thể thêm các chi tiết khác vào chữ ký của mình như địa chỉ của bạn và bất kỳ thông tin hữu ích nào để liên hệ với bạn như số điện thoại di động của bạn.
Gmail cũng cho phép người dùng thêm chữ ký vào email của họ. Đó là một quá trình đơn giản. Chỉ cần làm theo các bước sau và bạn có thể bắt đầu.
Lợi ích của việc thêm chữ ký là bạn không phải thêm các chi tiết của mình vào email theo cách thủ công. Và vì chữ ký chủ yếu được sử dụng cho một người thiết lập chuyên nghiệp, nó giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Nhấp vào biểu tượng cài đặt trên trang chủ Gmail của bạn và sau đó nhấp vào tab cài đặt như trong hình.
Cài đặt Gear> Cài đặt> Chung
Bạn sẽ được chuyển hướng đến trang cài đặt, trang này sẽ cung cấp cho bạn tất cả các tùy chọn trên màn hình. Tất cả các tùy chọn được phân loại theo các tiêu đề khác nhau để giúp bạn tìm cài đặt cho mọi khía cạnh của Gmail.
Cài đặt chung cho Gmail của bạn
Giữ nguyên cài đặt cho ‘Chung’ và cuộn xuống. Khi bạn cuộn xuống, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn để thêm chữ ký sẽ có tiêu đề là ‘Signature’. Tìm tùy chọn 'Chữ ký' trong hình bên dưới để giúp bạn xác định vị trí trên cài đặt Gmail của mình dễ dàng hơn.
Chữ ký, nơi bạn có thể thêm chi tiết chữ ký của mình.
Tùy chọn đầu tiên trong 'Chữ ký', có nội dung là 'Không có chữ ký' được chọn làm cài đặt mặc định. Đó là lý do tại sao ban đầu chúng tôi không có chữ ký khi bắt đầu sử dụng Email. Nhưng khi bạn chọn tùy chọn thứ hai trong phần ‘Chữ ký’, về cơ bản cung cấp cho bạn không gian để viết chữ ký của bạn, bạn có thể viết chi tiết của mình cho chữ ký trong khoảng trống được cung cấp giống như cách tôi đã thêm chi tiết của mình trong hình bên dưới.
Thêm các chi tiết mà bạn cho là rất quan trọng và phải là một phần của chữ ký của bất kỳ ai.
Sau khi hoàn thành bước này, hãy cuộn xuống thêm đến cuối cửa sổ này và nhấp vào 'lưu thay đổi'. Điều này sẽ bảo mật thông tin chi tiết của bạn cho chữ ký. Giờ đây, lần sau khi bạn muốn gửi email cho ai đó, bạn không phải viết lại những chi tiết này. Nó sẽ tự động hiện diện trong thư của bạn mỗi khi bạn sử dụng Gmail.
Đây là cách chữ ký xuất hiện khi bạn soạn email
Không thích điều gì đó về chữ ký của bạn? Hoặc bạn cảm thấy nó quá đơn giản? Hoặc, bạn muốn xóa nó? Mọi người tiếp tục thay đổi chữ ký của họ theo thời gian nếu thông tin trong đó đang được thay đổi trong thực tế. Ví dụ: bạn đã thay đổi số của mình, bạn có thể quay lại cài đặt tương tự bằng cách làm theo các bước đã đề cập ở trên nếu bạn muốn thay đổi định dạng, văn bản hoặc màu sắc chữ ký của mình. Bạn thậm chí có thể thay đổi dòng phía trên chữ ký của mình bằng cách quay lại trang mà bạn đã thêm chi tiết chữ ký của mình.
Làm cho chữ ký hấp dẫn hơn đối với mắt
Đảm bảo rằng bạn nhấn nút lưu thay đổi ngay ở cuối cửa sổ này.
Đừng quên nhấn lưu thay đổi cho bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện, bất kể nhỏ đến mức nào.
Đây là cách chữ ký của bạn bây giờ sẽ xuất hiện sau khi thay đổi.
Sau khi lưu các thay đổi mà tôi đã thực hiện, đây là cách chữ ký của tôi xuất hiện.
Trong Cài đặt 'Chung', bên dưới tiêu đề 'Chữ ký', có một hộp thoại mà bạn cần kiểm tra nếu bạn không muốn các đường chấm phía trên chữ ký của mình. Giống như những cái hiển thị trong hình ảnh chữ ký bên dưới.
Các đường chấm phân tách nội dung email khỏi chữ ký của bạn
Đoạn hội thoại bên dưới 'Chữ ký' để xóa các dòng chấm này cho biết:
Để xóa các đường chấm xuất hiện phía trên chữ ký của bạn
Đường chấm về cơ bản định dạng chữ ký của bạn và giữ chữ ký của bạn tách biệt với phần nội dung email. Bạn muốn thêm những đường chấm này hay xóa chúng khỏi chữ ký của mình là tùy thuộc vào bạn.
Mẹo Chữ ký:
- Giữ nó chuyên nghiệp.
- Thêm các chi tiết quan trọng có thể hữu ích cho người nhận. Email, số điện thoại, địa chỉ và số điện thoại của bạn.
- Làm cho nó hấp dẫn. Viết tất cả trong một phông chữ khiến chữ ký của bạn rất nhàm chán. Bạn có thể sử dụng các kích thước phông chữ khác nhau để làm cho phông chữ tập trung hơn vào tên của bạn, với kích thước phông chữ nhỏ hơn cho các chi tiết. Chỉ là cách tôi đã viết của tôi sau khi chỉnh sửa. Trừ màu sắc. Điều đó chỉ để cho thấy rằng bạn cũng có thể thay đổi màu chữ.
- Giữ tất cả màu đen để làm cho chữ ký của bạn trông tinh tế và chuyên nghiệp. Thêm quá nhiều màu vào chữ ký của bạn có thể không tạo ra một cái nhìn chuyên nghiệp.
