Cách tạo cơ sở dữ liệu trên Microsoft Excel

Tạo cơ sở dữ liệu và quản lý nó trên máy tính xách tay của bạn là điều có thể thực hiện được đối với bất kỳ ai.

Cơ sở dữ liệu về cơ bản là tập hợp tất cả dữ liệu liên quan đến một phần nào đó trong cuộc sống hoặc công việc của bạn mà bạn có thể sắp xếp hoặc tổ chức trên một tờ giấy hoặc một trang tính Excel trong trường hợp này. Có một số thủ thuật có thể được sử dụng để nhập dữ liệu một cách dễ dàng mà không làm mất quá nhiều thời gian của bạn. Đối với việc đánh số đặc biệt, hoặc các công thức trong đó các cột bên dưới cần nhận giá trị theo công thức được thêm vào trong công thức đầu tiên, những thủ thuật hay cách gọi ngắn gọn này có thể giúp bạn rất nhiều.

Microsoft Excel giúp bạn giữ cho tất cả dữ liệu của mình an toàn và lành mạnh, đồng thời giúp bạn lưu giữ dữ liệu theo cách mà bạn hoặc nhóm của bạn có thể quản lý được. Trang tính Excel có thể chiếm tới hoặc thậm chí nhiều hơn hàng nghìn dữ liệu. Ngoài ra, bạn thậm chí có thể thêm trang tính mới vào cùng một tệp để giữ tất cả dữ liệu ở một nơi.

Vì vậy, hãy xem cách chúng tôi có thể tạo cơ sở dữ liệu trên Microsoft Excel. Lấy ví dụ về một giáo viên trong trường phải cộng điểm cho từng môn học của tất cả 10 học sinh trong lớp và phải bao gồm các thông tin quan trọng như tên cha mẹ, số đăng ký, ngày sinh và điểm số.

Mở Trang tính Excel và bắt đầu nhập dữ liệu. Các tiêu đề, ví dụ, Tên học sinh, Số ghi danh của học sinh, Tên phụ huynh, Ngày sinh, Môn học và Điểm.

Bắt đầu với Tiêu đề.

Để thêm số hoặc số sinh viên đăng ký với tốc độ nhanh, vì chúng là số theo một mẫu nhất định, bạn nên chọn hai ô có số trong đó, đưa con trỏ đến cuối góc ô cuối cùng, con trỏ sẽ nhìn giống như một dấu cộng khi bạn đưa nó vào góc. Bây giờ hãy nhấp vào nó và chỉ cần kéo nó xuống hàng hoặc cột cuối cùng của bạn. Đảm bảo rằng bạn thêm ít nhất hai số liệu cho hai hàng đầu tiên. Điều này sẽ cung cấp cho máy tính một ý tưởng rằng đây là mẫu đang được tuân theo.

Thêm dữ liệu vào các cột và hàng theo một mẫu nhất định

Thêm dữ liệu vào ít nhất hai cột và hàng đầu tiên

Màn hình của bạn sẽ trông như thế này khi bạn kéo con trỏ xuống

Đây là cách trang tính excel của bạn bây giờ sẽ xuất hiện. Bạn cũng có thể lặp lại điều này cho số ghi danh sinh viên của mình. Vì dữ liệu trong các cột khác không phải là số hoặc công thức được căn giữa, bạn không thể thực hiện theo cùng một mẹo trên các ô khác.

Một cách nhanh chóng để thêm dữ liệu dễ dàng

Thêm nhà trọ dữ liệu.

Bạn cần đảm bảo rằng bạn không để lại bất kỳ khoảng trống nào giữa các hàng. Các hàng thường được gọi là bản ghi, đó là lý do tại sao điều quan trọng đối với bạn là đảm bảo rằng các hàng, trong trường hợp ví dụ này, không được để trống.

Một hàng được gọi là 'bản ghi' vì đây là nơi tất cả ngày liên quan đến người hoặc sự vật cụ thể đó sẽ được thêm vào.

Mặt khác, một cột là một trường nơi các tiêu đề, tiêu đề và định nghĩa về những gì ‘bản ghi’ đại diện đang được thêm vào.

Bây giờ nếu bạn muốn làm cho cơ sở dữ liệu trông chuyên nghiệp hơn, bạn có thể tạo một bảng xung quanh nó và làm cho tất cả các tiêu đề được in đậm và căn giữa vào các ô tương ứng của chúng.

Đây là cách bạn có thể tạo một bảng xung quanh nó.

1. Chọn dữ liệu bạn muốn ở trong một biểu mẫu bảng.

   chọn dữ liệu của bạn

2. Đi tới Chèn

   Tìm 'Chèn' trên trang excel của bạn

3. Nhấp vào Bảng

   Tạo bảng

4. Hộp thoại này sẽ xuất hiện, nếu có dữ liệu khác, ngoài các cột và hàng đã chọn trên bảng tính mà bạn muốn thêm vào bảng, bạn có thể chỉ cần thay đổi số và bảng chữ cái dành cho hàng và cột.

   Nếu bạn chọn tùy chọn Bảng của tôi có tiêu đề, các tiêu đề của bạn sẽ được tạo thành một phần của bảng.

5. Nhấp vào OK sẽ làm cho bảng tính của bạn trông như thế này.

   Bảng của bạn cho tất cả dữ liệu mà bạn vừa nhập.

6. Tất cả các mũi tên ở hàng đầu tiên, hiển thị cho bạn các tùy chọn mà bạn có thể sắp xếp ngày của mình. Bạn có thể sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái, bạn có thể chọn các học sinh cụ thể.

   Khám phá các tùy chọn. Bạn thậm chí có thể chọn và bỏ chọn các kiểm tra để bao gồm hoặc loại trừ học sinh cụ thể đó khỏi bảng.

Tôi vừa thay đổi thứ tự bảng chữ cái ở đây, và bạn có thể nhận thấy mũi tên trong tiêu đề cột 3.

Mũi tên hướng xuống cho mỗi cột sẽ giúp bạn quản lý dữ liệu trong các cột đó theo cách tốt hơn

Cái này không phải là nó. Bạn có thể tăng kích thước bảng của mình để thêm nhiều trường hơn bằng cách chỉ cần đưa con trỏ đến góc cuối bên phải, nơi con trỏ của bạn sẽ giống như một mũi tên hai cạnh và kéo bảng ra ngoài.

Không gian cho nhiều dữ liệu hơn trong bảng của bạn.

Bạn có thể thêm nhiều dữ liệu hơn ở đây ngay bây giờ.