Phần lớn thanh niên ngày nay thậm chí còn không biết fax là gì, chứ đừng nói đến cách vận hành của máy fax hoặc cách hoạt động của công nghệ truyền dữ liệu đầu tiên của thế kỷ 20. Phương thức giao tiếp lỗi thời như fax đã lỗi thời, một số doanh nghiệp vẫn khăng khăng sử dụng nó vì họ tin rằng nó cực kỳ an toàn (điều này không xảy ra, vì việc chặn dữ liệu được truyền qua đường dây điện thoại khá dễ dàng). Vì vậy, bạn sẽ làm gì nếu bạn cần fax một tài liệu cho ai đó vì lý do gì?
Công nghệ truyền dữ liệu được gọi là fax
Chủ sở hữu duy nhất của máy fax ngày nay là các doanh nghiệp nhỏ đã hoạt động trong nhiều thập kỷ và vẫn chưa chuyển sang các phương thức giao tiếp hiện đại hơn và những người ở độ tuổi 50 trở lên vẫn bám vào quá khứ, vì vậy rất khó xảy ra bạn sở hữu một máy fax. Bạn có thể ra ngoài và mua một máy fax chuyên dụng hoặc một trong những máy in cũng có khả năng gửi fax , nhưng bạn có thực sự sẽ gửi đủ fax để biện minh cho khoản đầu tư? Chắc là không. Bạn có thể sử dụng các cửa sổ Fax và Quét chương trình được tích hợp trong tất cả các máy tính Windows để quét tài liệu và fax tài liệu đó cho ai đó, nhưng điều đó vẫn yêu cầu bạn phải có modem fax quay số cũng như điện thoại cố định, khiến tùy chọn này không lý tưởng hơn.
Tuy nhiên, đừng sợ - bạn có thể gửi fax mà không cần sử dụng máy tính của bạn mà không cần bất kỳ thứ gì đối với máy fax, modem fax hoặc kết nối điện thoại cố định. Trên thực tế, có toàn bộ công ty và dịch vụ trực tuyến được xây dựng dựa trên tiền đề tạo điều kiện thuận lợi cho nỗ lực chính xác này và bạn có thể sử dụng khá nhiều bất kỳ công ty nào trong số đó để đáp ứng nhu cầu fax của mình, dù chúng có thể ít hoặc nhiều. Dưới đây là cách bạn có thể fax tài liệu mà không cần máy fax thực tế hoặc điện thoại cố định:
Bước 1: Chuẩn bị tài liệu để gửi fax
Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn cần đảm bảo rằng bạn có tài liệu bạn muốn fax trên máy tính của mình và sẵn sàng được gửi đến một dịch vụ bạn chọn sẽ fax tài liệu đó đến người nhận dự định. Làm như vậy:
- Với sự trợ giúp của máy quét, hãy quét tài liệu bạn muốn fax và lưu nó dưới dạng tệp trên máy tính của bạn. Nếu bạn không có máy quét xung quanh, hình ảnh chất lượng cao của tài liệu được chụp bởi Điện thoại thông minh hoặc máy ảnh sẽ hoạt động tốt.
Ghi chú: Nếu tài liệu bạn muốn fax đã tồn tại dưới dạng tệp trên máy tính của bạn, chỉ cần bỏ qua bước này.
Tệp bạn muốn gửi fax
- Chuyển đổi tài liệu thành PDF . Mặc dù hầu hết các dịch vụ fax trực tuyến chấp nhận tài liệu ở nhiều định dạng tệp khác nhau, nhưng bạn không thể làm sai với tệp PDF vì nó thường không đổi trên tất cả các dịch vụ này. Để tránh những rắc rối có thể xảy ra trong tương lai, chỉ cần chuyển đổi tệp bạn muốn fax thành PDF trước.
Chuyển đổi tệp thành PDF
Tài liệu của bạn hiện đã sẵn sàng để gửi đến dịch vụ fax trực tuyến mà bạn chọn!
Bước 2: Chọn một Dịch vụ Fax Trực tuyến
Có rất nhiều dịch vụ fax trực tuyến khác nhau trên mạng, vì vậy việc chọn một dịch vụ có thể khá đáng sợ. Bạn có thể thu hẹp các tùy chọn của mình xuống một chút bằng cách đơn giản là suy nghĩ về nhu cầu của mình: Nếu bạn chỉ cần gửi fax tài liệu một lần trong ánh trăng xanh, bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí trong một khoảng thời gian ngắn với dịch vụ trực tuyến dịch vụ fax. Tuy nhiên, nếu nhu cầu fax của bạn là lớn và liên tục (nhưng không đủ để biện minh cho việc trả tiền cho máy fax hoặc modem và đường dây điện thoại), bạn sẽ phải bỏ ra và đăng ký dịch vụ fax trực tuyến có trả phí.
Đối với các dịch vụ fax trực tuyến có trả tiền, RingCentral Fax đứng đầu danh sách. Cung cấp dịch vụ fax trực tuyến nguyên sơ được đóng gói với nhiều tính năng hơn bạn sẽ biết phải làm gì với mức phí thấp nhất là 13 đô la tháng, nếu bạn định trả tiền cho dịch vụ fax trực tuyến, RingCentral Fax là dịch vụ bạn nên trả tiền. Trong khi RingCentral Fax cung cấp bản dùng thử miễn phí một tháng, nếu bạn đang chọn lộ trình dùng thử miễn phí một lần và thực hiện để đáp ứng nhu cầu fax của mình, MyFax và bản dùng thử miễn phí một tháng của nó là cách để đi. Miễn phí bất kỳ khoản phí nào, khi bạn đăng ký, MyFax sẽ cho phép bạn fax 100 trang khổng lồ (số fax nhiều hơn mức trung bình mà một cá nhân đã gửi trong thập kỷ qua) trong 30 ngày tới.
Bước 3: Gửi fax của bạn
Khi bạn đã quyết định sử dụng dịch vụ fax trực tuyến, chỉ cần:
- Truy cập trang web của dịch vụ fax bạn đã chọn và đăng ký tài khoản với họ.
Đăng ký bằng RingCentral Fax
Đăng ký với MyFax
- Định cấu hình tài khoản của bạn và đảm bảo rằng tất cả các tùy chọn của bạn đều được xác định chính xác.
Định cấu hình tài khoản của bạn
- Tải lên tài liệu bạn muốn fax. Khi bạn đã đăng ký tài khoản với dịch vụ fax bạn chọn và có quyền truy cập vào mọi thứ mà họ cung cấp, hãy nhắc dịch vụ bắt đầu quá trình gửi fax mới (nếu cần), tìm tùy chọn để tải lên tập tin sẽ được fax và tải lên tài liệu bạn muốn fax.
- Nhập tất cả thông tin cần thiết cho người nhận fax và cung cấp lại tất cả các tùy chọn khác để đảm bảo chúng được định cấu hình chính xác.
- Gửi fax của bạn!
Với hầu hết các dịch vụ fax trực tuyến, việc fax tài liệu là tức thời, vì vậy khi bạn gửi fax đi sẽ khá nhiều khi người nhận nhận được fax.
Cách nhận fax mà không cần máy fax
Nếu nhu cầu fax của bạn không chỉ đơn giản là gửi một vài bản fax và bao gồm cả việc nhận một số bản fax, bạn vẫn không cần một máy fax chuyên dụng hoặc modem fax quay số! Bạn cũng có thể nhận fax thông qua cùng một dịch vụ fax trực tuyến có thể được sử dụng để gửi fax.
Tuy nhiên, việc nhận fax yêu cầu một số điện thoại chuyên dụng được thiết lập làm đường dây fax của bạn, vì vậy bạn sẽ phải trả một khoản tiền nhỏ cho dịch vụ fax trực tuyến để có thể nhận fax thông qua chúng. Rất may, mặc dù vậy, ngay cả khi nhận fax thông qua các dịch vụ fax trực tuyến là điều bạn có thể dùng thử miễn phí trước khi đăng ký hàng tháng - ví dụ: RingCentral Fax cung cấp bản dùng thử miễn phí 30 ngày để nhận fax và MyFax Bản dùng thử miễn phí một tháng của bản bao gồm nhận lên đến 200 trang.
